プライバシーポリシー｜中小企業福祉事業団

プライバシーポリシー

制定日：平成17年4月1日
最終改正日：令和4年4月1日

　中小企業福祉事業団（以下、「当事業団」という。）では、労働保険事務組合、社労士・中小企業診断士等専門家支援、及び中小企業支援の事業を行っており、お客様、お取引先関係者の個人情報及び特定個人情報などを労働保険についての手続、支援先に対するサービスの提供などの目的に利用しています。また、従業者の情報及び特定個人情報などを従業者管理に利用します。これらから当事業団にとって個人情報及び特定個人情報の保護が重大な責務であると同時に、個人情報などの保護を徹底することは企業の社会的責務との認識としております。そこで、個人情報保護理念と自ら定めた行動規範に基づき、社会的使命を十分に認識し、本人の権利の保護、個人情報に関する法規制等を遵守致します。また、以下に示す方針を具現化するための個人情報保護マネジメントシステムを構築し、社会的要請の変化、経営環境の変動等を常に認識しながら、その継続的改善に、全社を挙げて取り組むことをここに宣言致します。

当事業団方針

当事業団は、事業の目的に適切な個人情報の取得・利用及び提供を行い、特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えた個人情報の取扱いを行ないません。また、そのための措置を講じます。
当事業団は個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針その他の規範を遵守致します。
当事業団は個人情報の漏えい、滅失、き損などのリスクに対しては、合理的な安全対策を講じて防止する規程、体制を構築し、継続的に向上させていきます。また、万一の際には速やかに是正措置を講じます。
当事業団は個人情報取扱いに関する苦情及び相談に対しては、迅速かつ誠実に対応致します。
個人情報保護マネジメントシステムは、当事業団を取り巻く環境の変化と実情を踏まえ、適時・適切に見直して継続的に改善をはかっていきます。

中小企業福祉事業団　理事長　川口　義彦

【個人情報保護方針に関するお問い合わせ先兼個人情報に関する苦情・相談窓口】
〒111‐0036　東京都台東区松が谷1-3-5　JPR上野イーストビル2階
中小企業福祉事業団　個人情報に関するお問い合わせ窓口
Mail：privacy@chukidan-jp.com

個人情報に関する公表事項について

【個人情報の利用目的の公表】

　中小企業福祉事業団（以下、「当事業団」という）は、個人情報を次の利用目的の範囲内で利用することを、個人情報の保護に関する法律（個人情報保護法）第21条第１項及びJISQ15001:2017附属書A.3.4.2.4に基づき公表いたします。

個人情報の利用目的
　当事業団は取得する個人情報を以下に示す目的で利用いたします。

お客様の個人情報
・当事業団が受託した取引内容を履行するためおよび諸事項の連絡などのために利用します。
・当事業団が受託した当該業務などを遂行するために利用します。
お問い合わせ、資料請求をいただいた方の個人情報
・お問い合わせに際しての個人情報は、お問い合わせにお答えするために利用します。
・資料請求に際しての個人情報は、ご要望いただいた資料の送付などに利用します。
官公庁などの公、或いはそれらに準じた機関などから提供を受けた個人情報
・データの作成や提供、管理などを行うために利用します。
会員から提供を受けた個人情報
・労災保険および雇用保険に係る事務手続きを行うために利用します。
・提携企業の紹介等のために利用します。
会員から提供を受けた特定個人情報
・雇用保険の被保険者資格の取得および喪失等、法令等の定める事務手続きのために利用します。
紙媒体やインターネットなどにより公知となっている個人情報
・当事業団の事業、および提携先企業のサービスの案内などを行うために利用します。
採用応募者の個人情報
・採用選考及びそれに伴う連絡などに利用します。
当事業団の従業者情報
・人事労務管理、業務管理、福利厚生、健康管理、セキュリティ管理などに利用します。
従業者の特定個人情報
・法律で特定された「社会保険手続き」、「税務処理」などに利用します。

以上

【保有個人データ及び第三者提供記録に関する事項の周知について】

　中小企業福祉事業団（以下、「当事業団」という。）では、保有個人データの開示等（利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止）の請求及び第三者提供記録の開示に関する請求について、以下の事項を周知致します。

当事業団の名称及び住所、代表者の氏名
名称：中小企業福祉事業団
住所：〒111‐0036　東京都台東区松が谷1-3-5　JPR上野イーストビル2階
代表者：理事長　川口　義彦
個人情報保護管理者
役職名：事業部次長
連絡先：メールアドレス privacy@chukidan-jp.com
保有個人データの利用目的
（１）お客様の個人情報
　　・当事業団が受託した取引内容を履行するためおよび諸事項の連絡などのために利用します。
　　・当事業団が受託した当該業務などを遂行するために利用します。
（２）お問い合わせ、資料請求をいただいた方の個人情報
　　・お問い合わせに際しての個人情報は、お問い合わせにお答えするために利用します。
　　・資料請求に際しての個人情報は、ご要望いただいた資料の送付などに利用します。
（３）直接応募の採用応募者の個人情報
　　・採用選考及びそれに伴う連絡などに利用します。
（４）当事業団の従業者情報
　　・人事労務管理、業務管理、福利厚生、健康管理、セキュリティ管理などに利用します。
（５）従業者の特定個人情報
　　・法律で特定された「社会保険手続き」、「税務処理」などに利用します。
保有個人データ取扱いに関する苦情の申し出先
保有個人データに関するお問合せにつきましては、下記窓口で受付けております。

〒111‐0036　東京都台東区松が谷1-3-5　JPR上野イーストビル2階
中小企業福祉事業団　個人情報に関するお問い合わせ窓口
メールアドレス：privacy@chukidan-jp.com
当事業団の加入する認定個人情報保護団体について
当事業団の所属する認定個人情報保護団体の名称と苦情の解決の申し出先

【認定個人情報保護団体の名称】
一般財団法人日本情報経済社会推進協会

【苦情の解決の申出先】
認定個人情報保護団体事務局
〒106-0032　東京都港区六本木一丁目9番9号　六本木ファーストビル内
電話番号　03-5860-7565 ／ 0120-700-779
（当事業団の商品・サービスに関する問合せ先ではございません）
開示等の手続きについて
開示等のご請求がございます場合には、上記個人情報に関するお問い合わせ窓口までご連絡をお願いします。
請求に必要な手順の説明と必要な申請書類などをお送りします。
保有個人データの安全管理のために講じた措置
　当事業団では、個人情報、特定個人情報の取扱いに関する規程、及び安全対策に関する規程を定め以下の措置を講じております。
（１）組織的安全管理措置
　　・個人情報の取扱いに関して方針を定め、個人情報保護方針として、社内に周知徹底するとともに、一般の方
　　　も入手できるようにウェブページで公開しています。
　　・取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者及びその任務等について
　　　個人情報の取扱い手順を定め、規程文書としてまとめ、社内に周知しております。
　　・個人情報の取扱状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、他部署や外部の者による公平な立場
　　　からの内部監査を定期的に実施しています。
　　・各個人情報を取扱う従業者を制限しています。
（２）人的安全管理措置
　　・個人情報の取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施しております。
　　・従業者から、秘密保持に関する誓約を得ています。
（３）物理的安全管理措置、技術的安全措置
　　・取扱い担当者以外の従業者や他の権限を有しない者による個人情報の間覧を防止するため、取り扱う区域を
　　　限定しています。
　　・個人情報を取扱う区域において、従業者の入退出管理及び持ち込む機器等の制限を行っております。
　　・個人情報は、施錠できるキャビネットやアクセス制限を行っているサーバに保管しています。
　　・サーバなどへの外部からの不正アクセスを防ぐために、ファイアウォールなどを導入しています。
　　　また、コンピューターウイルスなどの不正ソフトウェアへの対策を行っています。
　　・個人情報の移送時は、以下の対策をとっております。
　　　‐媒体の移送時には、配送記録が残る方法を利用するか、直接手渡しするようにしています。
　　　‐電子データの通信には、暗号化するなどの漏洩対策を行っています。

以上

【開示等に関する手続き】

　保有個人データについては、利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去および第三者への提供の停止（開示等）のご請求及び第三者提供記録の開示に関するご請求について、以下の事項を周知致します。
　当事業団では、次の手順で個人情報の開示等の求めに対応いたします。

開示等の求めの受付
（１）下記の宛先までご連絡ください。
　　当事業団より「所定の用紙」を郵送いたしますので、到着後、当事業団の「個人情報の取扱いについて」に
　　同意後、以下の宛先まで、必要となる資料を添付し、郵送又はご持参ください。

　　〒111‐0036　東京都台東区松が谷1-3-5　JPR上野イーストビル2階
　　中小企業福祉事業団　個人情報に関するお問い合わせ窓口
　　メールアドレス：privacy@chukidan-jp.com

（２）開示等の請求をする者が、本人又は代理人であることの確認の方法
　　・開示等の請求者する者が本人であることの確認は、以下に定める本人を確認する書類により、苦情相談窓口
　　　責任者が確認させていただきます。
　　・開示等の請求者する者が代理人であることの確認は、開示等の請求をする本人を確認する書類に加え、任意
　　　代理人、法定代理人（未成年後見人、成年後見人、親権者）別に、以下に定める開示対象者と代理人関係を
　　　証明する書類及び代理人本人を確認する書類により、苦情相談窓口責任者が確認させていただきます。
　　・本人及び代理人本人を確認する書類は、以下に例示の写真付きの公的機関発行の証明書の写しが必要です。
　　　ａ）運転免許証
　　　ｂ）マイナンバーカード（表面）
　　　ｃ）その他本人確認ができる写真入りの公的証明書
　　・開示対象者と代理人関係を証明する書類は、以下の通りです。
　　　ａ）任意代理人の場合：「開示等の結果を受領する権限を委任する」旨を記載した委任状
　　　ｂ）未成年後見人の場合：戸籍謄本または登記事項証明書（何れも発行日から６ケ月以内）
　　　ｃ）成年後見人の場合：登記事項証明書（発行日から６ケ月以内）
　　　ｄ）親権者の場合：戸籍謄本又は住民票（何れも発行日から６ケ月以内）
「開示等の請求」の手数料及びその徴収方法
利用目的の通知又は開示の請求の場合にのみ、１回の請求につき、以下の金額（別途請求する郵送料を含む）を申し受けます。下記金額分の郵便切手を請求書類の郵送時に同封してください。

・手数料金額：2,000円
検討結果連絡
当事業団内で検討した結果は、以下の方法により遅滞なくご連絡します。
・書面の郵送又は手渡し
　書面の送付先は、以下のいずれかの適切な方法を選択し行います。
・登録されている本人又は法定代理人の住所に回答文面を郵送
・登録されている本人又は法定代理人のＥメールアドレスに回答文面をメール

【プライバシーマーク認定取得について】

プライバシーマーク制度は、事業者の個人情報保護体制が JISQ15001（個人情報保護マネジメントシステム－要求事項）に準拠しているかを、付与機関である一般財団法人日本情報経済社会推進協会（JIPDEC）又は指定機関が審査し、JIPDECにより認証を付与する制度で、1998年4月に創設されました。当事業団は、2017年2月に認証を取得し、個人情報保護に取り組んでいます。

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