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退職者の書類は大丈夫か！（2014/02/03）

退職者の書類は大丈夫か！

労働基準法109条には「使用者は、労働者名簿、賃金台帳および雇入れ、解雇、災害補償その他労働関係に関する重要な書類を3年間保存しなければならない」と規定されている。実務上、在籍者に対しては、3年程度の保存は当然のことだろう。しかし、その対象は、在籍者だけでなく「解雇や自己都合退職者」にも及ぶことが忘れられていることだ。実害を挙げれば、時効3年となっている「割増賃金不払い」を対象者から請求された場合、それを裏付ける書類を処分していた場合、会社は請求どおりに支払わなければならい、事態が生じる恐れがあることだ。記録保存の記載日は則56条に列挙されているが、賃金はその完結した日となっており、退職した日から「3年間」その書類を保存していなければならない。無ければ、当時の同僚達一人ひとりから、証言を得る事態になり、労務管理上も多大な混乱をもたらす。退職者の重要書類は「3年間保存」を確認しておこう。